Organisatie

Wij willen een betrouwbare en service verlenende organisatie zijn. Hierbij luisteren we goed naar de klant en bieden we waar nodig maatwerk aan. Onze omgeving verandert voortdurend. Daarom moeten wij als moderne organisatie ons werk hierop aanpassen.

Regiegemeente
Wij hebben er voor gekozen om te groeien naar een regiegemeente. Bij een regiegemeente doen we niet meer al het werk zelf, maar is onze invloed wel zichtbaar. Wij richten ons vooral op het stellen van voorwaarden (ontwikkeling van beleid “in eigen huis”), het controleren van processen en de uitvoering van kerntaken. Uitvoeringstaken laten we steeds meer aan partners over. Sommige taken zijn uitbesteed en andere taken worden onder verantwoordelijkheid en regie van de gemeente uitgevoerd. We controleren hierbij op prijs en kwaliteit. In de afgelopen jaren zijn verschillende mogelijkheden van uitbesteding en regionale samenwerking onderzocht en aangegaan.

We nemen deel aan de belastingsamenwerking in Beuningen, via het belastingkantoor Munitax.
Daarnaast is de brandweer gaan deelnemen in de Veiligheidsregio Gelderland Zuid (VRGZ).
Ook zijn de Wabotaken ondergebracht bij de Omgevingsdienst regio Nijmegen (ODRN).
In 2016 is de Modulaire Gemeenschappelijke Regeling (MGR) gestart, hieronder valt het Werkbedrijf en de samenwerking op het gebied van ICT (iRvN). Onze medewerkers van het cluster Werk en het cluster ICT zijn per 1 april 2016 in dienst van deze nieuwe organisatie gekomen.
Met de gemeenten Heumen en Beuningen werken we sinds 2017 samen op het gebied van informatievoorziening en digitale ontwikkeling. We hebben met Heumen en Beuningen een Regionaal Informatie Beleidsplan opgesteld. Mede als gevolg hiervan zijn in gezamenlijkheid een Chief Information Security Officer (CISO), een Information Security Officer (ISO) en een Functionaris Gegevensbescherming geworven.

Stand van zaken Voorjaarsnota 2019
We willen goed de regie kunnen voeren in de samenwerkingsverbanden waarin we deelnemen. Het afgelopen kwartaal hebben we ons gericht op het vraagstuk hoe we dit het beste kunnen doen. We onderzoeken hoe onze opdrachtverlening aan de ODRN beter kan. Ook sorteren we voor op de rol die we moeten pakken bij het opstellen van nieuw regionaal beleid van bijvoorbeeld de GGD en de MGR (WerkBedrijf).
Bij statushouders hebben we er bewust voor gekozen om de uitvoering in eigen hand te houden.
Per taak bekijken we in hoeverre we regie voeren of zelf de taak op ons nemen.

Stand van zaken Jaarrekening 2019
In het tweede kwartaal van 2019 is een proces gestart ter verbetering van de samenwerking in de regio Arnhem – Nijmegen. Aanleiding hiervoor is de wens om de regio naar buiten toe sterker en meer als eenheid te kunnen profileren. Ook willen we de (bestuurlijke) transparantie in de samenwerking verbeteren. Daarnaast vragen veel grote maatschappelijke opgaven en transities om een bovengemeentelijke visie en aanpak.
Stand van zaken per eind 2019 is dat er gewerkt wordt aan het opstellen van een nieuwe visie, opgaven en werkwijze voor de samenwerking in de regio. Dit moet in het 2 ^de kwartaal van 2020 leiden tot besluitvorming in de colleges en raden van de 18 betrokken gemeenten. Door de Corona crisis is dit proces vertraagd. We gaan uit van besluitvorming in het 3e kwartaal 2020.

Administratieve organisatie
De administratieve organisatie gaat over de regels, procedures en werkafspraken van onze organisatie. Die regels zijn er om onze organisatie goed en betrouwbaar te laten werken. Dit sluit aan bij onze ambitie “Zichtbaar en betrouwbaar”.

Het accountantskantoor Baker Tilly Berk controleert onze administratieve organisatie en adviseert hierover. Deze adviezen bespreken wij regelmatig in de auditcommissie, dit is één van onze raadscommissies. Op basis van de bevindingen van de accountant stelt het college jaarlijks een plan op. In dit plan staat hoe we de adviezen moeten invoeren in de bedrijfsvoering agenda. De belangrijkste agendapunten voor 2019 blijven de ontwikkelingen in het sociaal domein en de verzelfstandig van de Sociale teams.

In 2019 loopt het contract met Baker Tilly Berk af. Dat betekent dat we in 2019 de accountantsopdracht opnieuw moeten aanbesteden.

Stand van zaken Voorjaarsnota 2019
In 2019 is inmiddels een aanbestedingsprocedure gestart voor het contracteren van een accountant voor de jaren 2019 tot en met 2022. Bekendmaking van de uitkomst zal naar verwachting juni 2019 zijn omdat dan ook de uiteindelijke selectie plaatsvindt

Stand van zaken Jaarrekening 2019
In 2019 is Konings & Meeuwissen accountants benoemd als accountant. Zij controleren minimaal voor de komende twee jaren vanaf 2019 de financiële administratie en administratieve organisatie. De administratieve organisatie gaat over de regels, procedures en werkafspraken van onze organisatie. Die regels zijn er om onze organisatie goed en betrouwbaar te laten werken. Dit sluit aan bij onze ambitie “Zichtbaar en betrouwbaar”.

Konings & Meeuwissen controleert en adviseert ons. De accountant rapporteert zijn bevindingen en adviezen in een Managementletter en over het gehele jaar in het accountantscontroleverslag. Deze rapportages bespreken we in de auditcommissie, dit is één van onze raadscommissies. Belangrijk aandachtspunten voor ons is het toewerken naar een goede beheersing van alle processen zodat wij zelf in staat zijn een oordeel over rechtmatigheid te verstrekken.

Contact Centrum Berg en Dal (CCB)
Ontwikkeling CCB
De teams van telefonie/receptie en de frontoffice van Burgerzaken vormen samen het CCB van de gemeente Berg en Dal. Het CCB is de eerste toegang voor inwoners, ondernemers e.d. met hun vragen. Het CCB is in ontwikkeling. We sturen steeds minder vragen door in de organisatie. Het is de bedoeling dat het CCB op zo veel mogelijk eenvoudige vragen zelf antwoord kan geven. Op deze manier krijgt de inwoner snel antwoord en belasten we de afdelingen niet met eenvoudige vragen.

In 2019 gaan we verder met het inrichten en ontwikkelen van het CCB en het opleiden van de medewerkers. We zorgen ook dat de medewerkers van telefonie prettig en efficiënt kunnen werken door het in 2018 aangeschafte Klant Contact Systeem (KCS) verder in te richten. In een goed ingericht KCS is alle informatie over activiteiten van de gemeente beschikbaar. Op deze manier kan het CCB beter invulling geven aan de ‘eerstelijns’ dienstverlening van de gemeente.

Telefonische bereikbaarheid
In 2018 bleek uit onderzoek dat onze telefonische dienstverlening verbeterd is ten opzichte van 2017. Maar we zijn nog niet tevreden. We blijven inzetten op het verbeteren van onze telefonische bereikbaarheid. Via het eerder genoemde KCS krijgt het CCB zicht op welke vragen er binnenkomen en of het CCB deze ook kan beantwoorden. Daarmee kunnen wij gericht werken aan onze eigen informatievoorziening vanuit de organisatie.
Datzelfde KCS geeft zicht op de afhandeling van terugbel notities. Zo brengt het CCB samen met de rest van de organisatie onze dienstverleningsniveau opnieuw een stapje hoger.

Nieuwe systemen en kanalen
Om onze dienstverlening verder te verbeteren onderzoeken we in 2019 de mogelijkheden voor een nieuw gebruiksvriendelijker afsprakensysteem voor de balie burgerzaken. Ook willen we een extra communicatiekanaal openstellen: inwoners kunnen ons dan ook vragen stellen via Whatsapp.

Stand van zaken Voorjaarsnota 2019
Ontwikkeling CCB
Het ontwikkeltraject hebben we inmiddels afgerond. Medewerkers zijn volledig opgeleid in klantcontact en dienstverlening. Vanwege technische problemen loopt het verder inrichten van het KCS helaas wat vertraging op. Het ziet er wel naar uit dat deze problemen zeer binnenkort opgelost zijn en we weer volop aan de slag kunnen.

Telefonische bereikbaarheid
Vanwege de eerder genoemde technische problemen zijn ook de statistieken van het KCS nog niet volledig en actueel. Gelukkig hebben we wel steeds meer zicht op de afhandeling van onze terugbelnotities.

Nieuwe systemen en kanalen
Door de opgelopen vertraging met het KCS is het onduidelijk of het onderzoek naar een nieuw afsprakensysteem en het inzetten van Whatsapp nu reëel, haalbaar maar vooral ook verstandig is. We richten ons nu eerst volledig op het op orde krijgen van de basisfaciliteiten van het CCB.

Stand van zaken Jaarrekening 2019
De ontwikkeling van het KCS verloopt goed. We krijgen door het KCS te gebruiken meer zicht op onze processen. Er is een “rode knop” toegevoegd aan het systeem. Met deze rode knop kan de medewerker een melding maken als er informatie ontbreekt in het systeem. Deze meldingen komen op een lijst. Dit stelt ons in staat om collega’s informatie aan te laten passen. Dit zorgt ervoor dat de CCB-medewerkers minder vaak hoeven door te verbinden en direct vragen kunnen beantwoorden.

Het aantal niet beantwoorde oproepen is in 2019 sterk gedaald. Dit komt door de inzet van Flexibel. Deze externe partij neemt telefoontjes over als een inwoner 2 minuten in de wacht heeft gestaan.

In 2019 hebben we onderstaande aantallen gerealiseerd.